KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Beberapa definisi komunikasi :

1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

3. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Beberapa alasan pentingnya Komunikasi:

a.    Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar

b.    Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.

c.    Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatan motivasi untuk melibatkan kinerja yang baik, dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.

d.    Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam organisasi dan di luar organisasi.

e.    Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.

f.    Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.

PROSES KOMUNIKASI

    Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima, menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.

1.    Pengirim (sender)

Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam kerangka ke organisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang memberikan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan kumunikasi. Pengirim dalam hal ini telah menentukan makna apa yang akan disampaikannya. Agar apa yang akan disampaikan itu dapat tersusun dengan baik, maka sender perlu menyusun sebuah rencana yang berisi makna utama apa yang akan disampaikan.

2.    Penyanjian (encoding)

Tindakan pemberian arti simbol-simbol pada pemikiran, misalnya memutuskan kata-kata mana yang harus dikatakan atau ditulis disebut sebagai penyandian (encoding). Penyandian itu perlu karena informasi hanya dapat dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi.

3.    Saluran Komunikasi (communication chanel)

Ketika orang-orang berkomunikasi dalam lingkungan organisasi, mereka biasanya menggabungkan tampilan vokal (saluran pendengaran) dan pandangan (saluran penglihatan). Sentuhan (saluran peraba), penciuman (saluran penciuman), dan perasa (saluran saraf) juga digunakan dalam saluran pesan dalam komunikasi. Fungsi saluran komunikasi di sini adalah sebagai alat menyampaikan pesan. Untuk menyampaikan pesan yang dimaksud, seseorang dapat meggunakan berbagai macam, yaitu tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, system imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan. 

4. Pengertian Sandi (Decoding) 

    Pesan yang diterima kemudian diinterpretasikan dan diterjemahkan ke dalam informasi yang mempunyai arti. Proses ini dilakukan dengan dua cara, pertama penerima harus menerima, kemudian mengartikannya. Pengertian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, pemilihan penilaian pribadi mengenai simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, dan harapan. Meciptakan gelombang suara yang penuh arti adalah sandi yang tepat, yang pantas untuk penyandian dengan melalui suatu sumber; menterjemahkan gelombang suara ke dalam pemikiran merupakan penguraian sandi (decoding). 

5. Penerimaan (Receiver) 

    Bila pesan tidak sampai pada penerima, maka komunikasi itu belum terjadi. Artinya, pesan yang dikirimkan itu harus diterima baik (dipahami) oleh penerima. Oleh karena itu pesan yang dikirimkan harus jelas kepada siapa pesan itu ditujukan. Dalam hal ini kita tidak akan menggunakan cara yang sama dalam berkomunikasi kepada anak-anak dan berkomunikasi kepada orang dewasa. Jadi dalam berkomunikasi siapa pendengarnya perlu dipertimbangkan.

6. Umpan Balik (Feedback)

    Sebuah rangkaian umpan balik (Feedback) memberi saluran bagi tanggapam penerima yang memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan yang dimaksudkan. Bagi manajer, umpan balik komunikasi ini mungkin datangdari berbagai macam cara. Dalam situasi tatap muka, umpan balik bias terjadi secara langsung melalui tanda-tanda atau sandi. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim (sender), perngirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim berarti komunikasi tersebut efektif.

7. Kegaduhan (noise)

Gangguan (noise) merupakan sifat yang melekat pada komunikasi. Dalam setiap proses komunikasi, kegaduhan atau kendala-kendala dalam berkomunikasi akan selalu ada. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi, atau metode pengiriman seperti udara dan kertas. Ganggua juga dapat terjadi secara internal (kurang perhatian penerima) atau eksternal (gangguan suara lain). 

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
    Komunikasi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam bentuk-bentuk sebagai berikut.
Komunikasi Lisan dan Tertulis
    Jenis komunikasi ini paling banyak dipraktekkan sehari-hari khususnya dalam komunikasi antar pribadi. Pemilihan betuk komunikasi lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu, kecepatan, biaya, perferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi, fasilitas yang tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki keuntungan dan kerugian, seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya memakan waktu jika dibandingkan dengan komunikasi lisan. 

Komunikasi Verbal dan Non Verbal
    Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan masalah waktu dan situasi saat komunikasi terjadi.
    Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata adalah karena kita mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedagkan jumlah kata-kata yag digunakan terbatas.
    Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan atau gambar. Sedangkan dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting adalah menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body language), yang artinya orang-orag mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka dalam interaksi antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang penting bagi komunikasi non verbal disemua belahan dunia umumnya. Komunikasi non verbal ini memiliki fungsi tertentu dalam proses komunikasi verbal. Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah ; 
1.    Sebagai pengulangan 
2.    Pelengkap 
3.    Pengganti
4.    Memberi penekanan
5.    memperdayakan 

Sumber:

http://kumpulan-makalahkita.blogspot.com

Dasar-dasar Ilmu Organisasi

Oleh Drs. Lg. Wursanto